上门公证时，最常见的场面不是签字，而是从袋子里掏出来的一叠东西：孩子的成绩单，“想盖个章证明是真的”；一张出生证的复印件；一份 W-7 表格连着护照；有时还有一份要寄给券商的股票转让书。

这些东西的共同点是——都需要某种”官方的确认”，但没有一样是加州公证员能办的。它们各自有各自的去处：有的在学校，有的在县登记官，有的在 IRS，有的在你开户的银行。

至于”为什么公证员不行”，我们在《公证员不能做什么？加州法律的几条红线》里逐条讲过法律依据。这篇不重复那些论证，只回答另一半问题：那到底该去找谁。

出生证、结婚证、死亡证明：只有登记官能出核证副本

插图：政府档案窗口后面是成排的登记簿、一本摊开的登记册与一台压印钢印机，公证员的小印章孤零零地放在窗外另一张小桌上

这一条最不容商量，因为写死在法条里。加州《健康与安全法典》第 103545 条全文只有一句话：出生、胎儿死亡、死亡与婚姻记录的核证副本，“may be made only by the State Registrar, by duly appointed and acting local registrars during their term of office, and by county recorders”——只有州登记官、任内的地方登记官、县登记官这三种人能出。名单上没有公证员，也没有律师。

去处有两个，看你要的记录多久以前：

一、县里的办公室。加州公共卫生部（CDPH）自己的县登记官与县书记官-登记官目录按县列出了全部联系方式。以本站主要服务的圣塔克拉拉县（Santa Clara County）为例，目录里写明：出生与死亡的地方登记官设在县公共卫生部（976 Lenzen Ave., Suite 1300, San Jose），“Provides certificates from 90 days of event; older certificates available from the County Clerk-Recorder.”——事件发生 90 天以内的证书找它，更早的去县书记官-登记官（County Clerk-Recorder，110 W. Tasman Drive, San Jose）。圣马刁县与阿拉米达县的对应窗口，同一份目录里也都有。

二、CDPH 本部（邮寄）。CDPH 的出生记录页面说明，加州自 1905 年 7 月以来的出生记录都在这里存档，邮寄申请需要寄出 VS 111 申请表、支票或汇票（写明每份 $31.00，以官网当期公布为准），以及——请注意这一项——“Notarized Sworn Statement (VS 20) form”，且仅在申请授权副本（authorized copy）时需要。

这就是公证员在这件事里唯一的位置：给你在那份宣誓声明上的签名做公证。公证的是”你本人当着我的面宣了誓并签了字”，不是那张出生证。证书本身，还得登记官来出。如果你能亲自跑一趟，CDPH 的页面写着可以直接去事件登记所在的县办公室办理，那样连这份公证都省了。

要拿回国用？顺序不能颠倒。加州州务卿的附加证明书（Apostille）问答第 3 条说得很清楚：对出生与死亡证书，州务卿只能为三类签名出具 Apostille——county clerks、county recorders，以及 State Registrar（CDPH）。所以正确顺序是：先去登记官拿到核证副本，再送州务卿盖 Apostille。拿一张自己复印的、或者请公证员”盖章确认”的件去州务卿，那里不会受理。

成绩单、学位证、学历文件：回学校注册处

插图：学校注册处的柜台，中间是一封盖了压印花章并系着绶带的官方成绩单，右侧一叠散乱的复印件被推到台面边缘往下滑

国内单位要求”经过认证的成绩单”，很多人第一反应是拿复印件找公证员盖章。这条路走不通：《加州政府法典》第 8205 条把公证员应办的事一共列了四项，其中唯一一项”核证副本”限于依《遗嘱认证法典》第 4307 条办理的授权委托书。成绩单、学位证、护照复印件都不在里面。

去处是出这份文件的地方：学校的注册处（registrar’s office）。官方成绩单（official transcript）本来就只有它能出，通常是密封信封或加盖学校钢印的版本。

如果这份文件要送去国外使用，还有一道门槛值得先看清楚。加州州务卿的申请 Apostille 说明对送来的文件只提两种可能：“The document must be signed by a California public official or be an original notarized and/or certified document. A photocopy is not acceptable.”——文件要么由加州公职人员签署，要么是经公证或核证的原件；复印件一概不收。而问答第 9 条又补了一句：州务卿本身不提供公证服务，“you should have the document notarized prior to submitting your Apostille request”，要公证请先办好再送。

学校不是加州公职人员，所以学历文件走 Apostille 时，中间通常需要一个经公证的签名。这时公证员做的仍然是本行：为签字的那位学校工作人员的签名办理公证——证明”这个人在我面前签了这个字”，不是替学校担保成绩单的内容。

实际操作顺序建议是：

  1. 先问接收单位（国内的学校、人事部门、留学服务中心）到底要什么形式——官方成绩单原件？Apostille？还是认证翻译？这一问最省事。
  2. 拿着答案去学校注册处问他们的做法。经常办涉外文件的学校对这套流程很熟。
  3. 中间若确实需要公证签名，再来找公证员。

ITIN 申请里的护照：找 IRS 或认证受理代理（CAA）

插图：报税服务柜台上，一本护照正被隔着桌面递还给申请人，桌上摊着一份表格与一只文件夹

申请个人报税识别号（ITIN, Individual Taxpayer Identification Number）要提交 Form W-7，同时要证明身份与外国人身份。很多人不愿意把护照原件寄去德州，于是想”找公证员做个核证副本寄过去”。

这条路同样不通，而且 IRS 已经给出了它自己认可的四个替代方案。IRS 的 ITIN 申请页面在”Apply in person”一节里写着：“You can get most supporting documents authenticated and returned immediately.”（大多数支持文件可以当场核验、当场退还），并列出四个渠道：

渠道费用是否当场核验文件
IRS 纳税人服务中心（Taxpayer Assistance Center，需提供 ITIN 服务的那些）免费是
提供 ITIN 服务的 VITA 志愿报税点免费是
认证受理代理（Certifying Acceptance Agent, CAA）收费是
受理代理（Acceptance Agent）收费否（只审核并代寄）

（表格内容据 IRS 页面整理；费用与可办事项以官网当期公布为准。）

CAA 与普通受理代理的区别，IRS 的受理代理计划页面写在同一张对照表里：CAA 会 “Authenticates supporting documents”（除外国军人证件，以及受抚养人除护照和出生证以外的文件），并且 “Returns authenticated documents immediately”——当场把文件还给你；普通受理代理则只审核后代为寄出。同一页面按州列出了全部受理代理名单，可以直接查湾区的。

两个容易踩空的细节：IRS 服务中心可以核验亲自到场的申请人的几乎所有文件，但受抚养人的学校记录与医疗记录除外，那些必须随申请包一起寄出；CAA 也不能核验外国军人证件和受抚养人的非护照、非出生证文件。

在这份名单里，公证员一项都不占。IRS 认的是它自己授权的渠道，与加州的公证委任是两套系统。

移民表格：多数根本不需要公证，需要帮助时找律师或 DOJ 认可代表

USCIS 在它的法律服务页面上开门见山写了两句话，值得原样抄下来。

第一句是关于要不要找人代办的：“You do not need a representative to file forms with USCIS. You may file forms by yourself and represent yourself before USCIS.”（你不需要代理人就能向 USCIS 递交表格，可以自己递、自己代表自己。）

第二句直接点名公证员。它原本是写给拉丁裔社区的，但对华人一样适用——中文的”公证处”和西班牙语的 notario 一样，都容易让人高估美国 notary public 的身份：

“Notarios” or “notario público” are attorneys with special legal credentials in some foreign countries. In the United States, notary publics are not attorneys and cannot represent you in legal matters, including immigration cases.

（在一些国家，“公证人”是有特殊法律资历的律师；在美国，公证员不是律师，不能在包括移民案件在内的法律事务中代表你。）

那表格上的签名靠什么担保？靠你自己。《联邦法规汇编》第 8 编第 103.2 条第 (a)(2) 项规定，申请人签署即 “certifies under penalty of perjury that the benefit request, and all evidence submitted with it… is true and correct”——在伪证罪的处罚下声明内容真实无误。整条法规通篇没有出现”公证”。所以绝大多数 USCIS 表格根本不存在”要不要公证”的问题（个别机构自行要求的声明另说，以表格说明书为准）。

真需要有人帮忙时，USCIS 列明只有几类人能代表你：美国某州或特区律师协会的在册律师；符合条件的外国律师（仅限美国境外事务）；在司法部（DOJ）移民审查执行办公室（EOIR）认可组织（recognized organization）任职的认证代表（accredited representative）；以及在律师或认证代表监督下的法学院学生与毕业生。同一页面还给出了美国律师协会和 DOJ 的查找入口。

加州本地还有一类人：移民咨询师（immigration consultant）。这是有门槛的——按加州州务卿的资格要求，从业前必须取得 $100,000 的保证金并把保证金副本连同披露表格备案于州务卿，还要通过州务卿的背景审查。要核实某个人是否真的备案在册，州务卿有公开的移民咨询师查询系统，输入姓名或商号即可查。

至于公证员这一侧的红线（不得替客户填写移民表格、不得自称移民专家），《政府法典》第 8223 条写得很清楚，细节见姊妹篇。这里只留一句判断标准：一个自称能”帮你办移民”的公证员，本身就是警讯。

翻译、证券过户、法律文件：三个最常见的走错门

翻译认证 → 找译者本人。公证员的印章证明的是签名，不是译文准确。要看官方对”认证翻译”的定义，《联邦法规汇编》第 8 编第 103.2 条第 (b)(3) 项是最清楚的一条：提交给 USCIS 的外文文件必须附上完整英文译文，“which the translator has certified as complete and accurate, and by the translator’s certification that he or she is competent to translate from the foreign language into English”——由译者证明译文完整准确，并由译者证明自己有能力做这项翻译。作出保证的人自始至终是译者。加州州务卿也是同一个态度：问答第 11 条说州务卿不提供翻译服务，需要认证翻译可以去咨询美国翻译工作者协会（American Translators Association）。公证员能做的，是在译者签署那份准确性声明时为译者的签名办理公证。

Medallion Signature Guarantee → 找你开户的券商或银行。转让股票、基金、债券时被要求盖的那个”Medallion”章，看上去像个大号公证章，其实是完全不同的东西。美国国务院《对外事务手册》第 7 卷第 892 节的标题就叫”MEDALLION SIGNATURE GUARANTEES - NOT A NOTARIAL SERVICE”，正文第一句是 “A medallion signature guarantee is not a notarial service.”（Medallion 签名担保不是一项公证服务。）手册解释，它是转让方金融机构对签名真实性作出的担保，并承担伪造带来的赔偿责任；能盖这个章的，必须是参加了 SEC 认可的 Medallion 计划的合格担保机构——银行、券商、储贷协会或信用社。手册还有一句话，等于把所有替代方案都堵死了：“No other form of signature verification can be accepted to transfer securities.”证券交易委员会面向投资者的说明也是同一个口径：Medallion 章来自你有业务往来的商业银行、储蓄银行、信用社或券商。所以别绕路，直接问你的开户机构。

法律文件起草、法律意见 → 找律师。“这份委托书该怎么写""我这种情况该用哪种文件”——这类问题在加州属于执业法律的范围，非律师的公证员回答就越了线（依据见姊妹篇）。不知道从哪找起，可以用加州律师协会（State Bar of California）的认证律师转介服务：这类服务”certified by the State Bar and required to meet standards approved by the California Supreme Court”，且转介给你的律师”are required to be in good standing with the State Bar and hold professional liability insurance”——在册良好、且持有职业责任险，首次咨询通常减免费用。

一张对照表，和出门前的三个问题

你想办的事该去找谁出处
出生证／结婚证／死亡证明的核证副本县登记官、县书记官-登记官，或 CDPHH&S §103545、CDPH 县目录
上述证书要送国外用先拿核证副本，再送州务卿盖 ApostilleSOS 问答第 3 条
官方成绩单、学位证学校注册处（registrar’s office）—
学历文件送国外用学校出原件；州务卿不收复印件SOS 申请说明
ITIN 申请时核验护照IRS 服务中心、VITA 点，或 CAAIRS ITIN 申请页、受理代理计划
填写移民表格、移民法律问题律师，或 DOJ 认可组织的认证代表USCIS 法律服务页
查一位移民咨询师是否合规州务卿移民咨询师查询系统SOS 查询、资格要求
认证翻译译者本人出具准确性声明8 CFR §103.2(b)(3)
证券过户的 Medallion 章你开户的银行或券商7 FAM 892、Investor.gov
起草文件、法律意见律师州律协转介服务

出门之前，先把这三个问题问清楚，能省掉绝大多数的白跑：

  1. 接收单位到底要什么？是”原件”、“核证副本”（certified copy）、“经 Apostille 认证的文件”，还是”认证翻译”？这四个词在国内常被笼统说成”公证一下”，但对应四条完全不同的路。
  2. 这件事要证明的是文件，还是签名？要证明文件本身（内容属实、副本与原件一致、译文准确），去找出这份文件的机构；要证明某个人签了字，才是公证员的活。这条判断标准几乎覆盖本文所有情形。
  3. 这一步真需要公证时，需要谁到场？公证的是谁的签名，就得谁本人带着有效证件到场——是你、是译者，还是学校那位负责人。

真轮到公证员上场的那一步，通常很短：核验证件、见证签名或宣誓、出具证词。它只是整条链路里的一环，但走错顺序就得从头再来。所以先把去处问清楚，再约时间。

参考来源与查证记录16 条

以下来源均于引用当日打开核对；条目中的”查证于”日期为实际核对日期，可点击的日期指向互联网档案馆（Wayback Machine）当时的存档快照。

  • 加州《健康与安全法典》第 103545 条（生命记录的核证副本只能由登记官出具）— leginfo 法条原文。支持句（全文）：“Certified copies of birth, fetal death, death, and marriage records may be made only by the State Registrar, by duly appointed and acting local registrars during their term of office, and by county recorders.” — 查证于 2026-08-28（互联网档案馆无该页快照，故此处为纯文本日期）
  • 加州《政府法典》第 8205 条（公证员职责范围，共四项）— leginfo 法条原文。支持句：第 (a)(4) 项”To certify copies of powers of attorney under Section 4307 of the Probate Code.”——全条列举的四项职责中，唯一的副本核证权限于授权委托书。 — 查证于 2026-08-28
  • 加州《政府法典》第 8223 条（公证员在移民事务上的限制）— leginfo 法条原文。支持句：第 (a) 款”A notary public who holds himself or herself out as being an immigration specialist, immigration consultant, or any other title or description reflecting an expertise in immigration matters shall not advertise in any manner whatsoever that he or she is a notary public.”；第 (c) 款”…may not enter data provided by a client on immigration forms nor otherwise perform the services of an immigration consultant.” — 查证于 2026-08-28
  • 加州公共卫生部（CDPH）— County Registrars and Recorders 目录。支持内容：按县列出地方登记官与县登记官的姓名、地址、电话；Santa Clara County 条目下的地方登记官为县公共卫生部（976 Lenzen Ave., Suite 1300, San Jose），注记”Provides certificates from 90 days of event; older certificates available from the County Clerk-Recorder.”；County Recorder 地址为 110 W. Tasman Drive, First Floor, San Jose。 — 查证于 2026-08-28
  • 加州公共卫生部（CDPH）— Obtaining Certified Copies of Birth Records。支持句：邮寄申请须包含”Application for Certified Copy of Birth Record (VS 111) form”、“Notarized Sworn Statement (VS 20) form … Only required if requesting an authorized copy”、“Check/Money Order for $31.00 per copy, payable to ‘CDPH-VR’“；另有”Copies may be obtained in person at the county office where the birth was registered.”；页面并说明 CDPH-VR”maintains a permanent, public record of every birth that has occurred in California since July 1905.” — 查证于 2026-08-28
  • 加州州务卿 — Apostille Frequently Asked Questions。支持句：第 3 条”For birth and death certificates, the California Secretary of State can issue an Apostille for the signatures of: county clerks and their deputies, county recorders and their deputies, and the State Registrar (California Department of Public Health).”；第 9 条”Does the California Secretary of State provide notarial services? No. If notarial services are needed, you should have the document notarized prior to submitting your Apostille request to the California Secretary of State.”；第 11 条”Does the California Secretary of State provide translation services? No. If a certified translation is required, you may wish to consult the American Translators Association.” — 查证于 2026-08-28
  • 加州州务卿 — Request an Apostille。支持句：“The California Secretary of State provides an Apostille to authenticate California public officials’ signatures on documents to be used outside the United States of America.”；邮寄申请所需四项之一为”The document that requires an apostille. The document must be signed by a California public official or be an original notarized and/or certified document. A photocopy is not acceptable.” — 查证于 2026-08-28（互联网档案馆仅有 2019 年旧快照，与当前页面内容不符，故此处为纯文本日期）
  • 美国国税局（IRS）— How to apply for an ITIN。支持句：“Apply in person — You can get most supporting documents authenticated and returned immediately.”；对照表列出四个当面办理渠道及其费用与能力：IRS Taxpayer Assistance Center with ITIN services（Free）、Volunteer Income Tax Assistance (VITA) site with ITIN services（Free）、Certifying Acceptance Agent（Fee-based）、Acceptance Agent（Fee-based，不核验文件）；并注明”Taxpayer Assistance Centers can authenticate all documents for ITIN applicants who appear in person, except for school and medical records for dependents.” — 查证于 2026-08-28
  • 美国国税局（IRS）— Acceptance Agent Program。支持句：对照表中 Certifying acceptance agent 一栏含”Authenticates supporting documents, except foreign military ID cards and any documents for dependents that aren’t passports and birth certificates”与”Returns authenticated documents immediately”；页面并按全部 50 州、哥伦比亚特区、波多黎各及境外国家列出受理代理名单。 — 查证于 2026-08-28
  • 美国公民及移民服务局（USCIS）— Legal Services。支持句：“You do not need a representative to file forms with USCIS. You may file forms by yourself and represent yourself before USCIS.”；““Notarios” or “notario público” are attorneys with special legal credentials in some foreign countries. In the United States, notary publics are not attorneys and cannot represent you in legal matters, including immigration cases.”；“Only the following categories of representatives may represent you before USCIS”下列举律师、外国律师、DOJ EOIR 认可组织的认证代表，以及受监督的法学院学生与毕业生。 — 查证于 2026-08-28
  • 《美国联邦法规汇编》第 8 编第 103.2 条（USCIS 申请的递交与审理）— eCFR 现行条文。支持句：第 (a)(2) 项”By signing the benefit request, the applicant or petitioner, or parent or guardian certifies under penalty of perjury that the benefit request, and all evidence submitted with it, either at the time of filing or thereafter, is true and correct.”；第 (b)(3) 项”Any document containing foreign language submitted to USCIS shall be accompanied by a full English language translation which the translator has certified as complete and accurate, and by the translator’s certification that he or she is competent to translate from the foreign language into English.”；全条无一处提及公证（notarize / notarization）。 — 查证于 2026-08-28（互联网档案馆无该页快照，故此处为纯文本日期）
  • 美国国务院《对外事务手册》第 7 卷第 892 节（Medallion 签名担保不是公证服务）— fam.state.gov 原文。支持句：7 FAM 892.1”A medallion signature guarantee is not a notarial service. It should not be confused with a corporate acknowledgement executed by a corporate officer before a notary public…”；7 FAM 892.2”An eligible guarantor institution (bank, stock broker, savings and loan association or credit union) must have a membership in an approved signature guarantee medallion under SEC Rule 17ad-15.”；7 FAM 892.3”Only a financial institution participating in an SEC medallion signature guarantee program is authorized to affix a medallion imprint. No other form of signature verification can be accepted to transfer securities.” — 查证于 2026-08-28
  • 美国证券交易委员会（SEC）投资者教育网站 Investor.gov — Medallion Signature Guarantees: Preventing the Unauthorized Transfer of Securities。支持句：“An investor can obtain a medallion signature guarantee from a financial institution – such as a commercial bank, savings bank, credit union, or broker dealer – that participates in one of the Medallion Signature Guarantee Programs.”；“The Medallion Signature Guarantee Program protects you by making it harder for people to steal your securities by forging your signature on your securities certificates and related documents.” — 查证于 2026-08-28
  • 加州州务卿 — Immigration Consultant Qualification Requirements。支持句：“Prior to engaging in the business or acting in the capacity of an immigration consultant, a person must obtain a $100,000 bond from a corporate surety (admitted to do business in California) and file a copy of the bond with the Secretary of State’s office, along with the Immigration Consultant Disclosure (PDF) form.”；“In addition, a person engaging in the business or acting in the capacity of an immigration consultant must satisfactorily pass a background check conducted by the Secretary of State.” — 查证于 2026-08-28
  • 加州州务卿 — Immigration Consultant Search。支持句：“This Immigration Consultant Search allows you to view online whether an individual has complied with the provisions of Business and Professions Code section 22443.1(e) and is an active immigration consultant.”；可按 Bond Number、Business Name、Last Name、Address、City、Zip Code、Bond Status 检索。 — 查证于 2026-08-28
  • 加州律师协会（The State Bar of California）— Find a Lawyer Referral Service。支持句：“These services are certified by the State Bar and required to meet standards approved by the California Supreme Court.”；“Lawyers referred to you are required to be in good standing with the State Bar and hold professional liability insurance.”；“Lawyers referred to you will offer you an initial consultation for a reduced fee or no fee.” — 查证于 2026-08-28